年末調整はいつまでに手続きが必要？ スケジュールや遅れた場合の対処法は？

毎月の給与から源泉徴収された概算の税金を、正しい年税額で納付するために年末調整が必要です。会社は毎年従業員の年末調整に関連する申告書類に基づき、まとめて手続きを行います。その際の申告書類の提出期限や納税期限はいつまでなのでしょうか。

今回は、会社と従業員双方の視点から年末調整の期限について解説します。

年末調整とは

会社員の場合、会社から毎月受け取る給与は、あらかじめ所得税などを天引きして支給されています。これを源泉徴収といい、会社が従業員の税金をあらかじめ預かったうえで納税しているため、原則として従業員が個人で税を納付する必要はありません。

しかし、毎月の給与を元に計算される所得税はあくまでも概算であり、実際に納めなければならない所得税の年税額と源泉徴収された金額の合計は通常一致しません。そのため、1年間の給与総額が確定する年末に、会社は従業員の所得税を正しく計算し直して過不足額を調整します。この手続きを年末調整といいます。

年末調整はいつまで？

年末調整の提出期限は翌年の1月31日です。ただし、1月31日は、あくまでも年末調整後に修正事項があった場合に再調整するための期限です。会社は期限までに税務署へ申告しなければならないため、期限の1ヶ月くらい前までには社員に年末調整関連の申告書などの書類を提出してもらい、事務処理を行います。つまり、従業員から会社への書類の提出期限は会社が独自に定めるものであり、会社によって異なるため勤務先に確認が必要です。

年末調整の手続きはどのように行われる？

年末調整は、年末が近づいた頃に毎年行うものであり、会社から給与を受け取っている従業員も、毎年、書類の提出が必要です。どのような種類の書類があり、どのような流れで年末調整が行われるのかおさらいしてみましょう。

年末調整で提出する書類
従業員が会社に提出する書類は以下のとおりです。

・扶養控除等（異動）申告書
　　配偶者や子、親など従業員が扶養している親族についての情報を記載します。

・給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
　　基礎控除、配偶者控除・配偶者特別控除、所得金額調整控除の状況を確認します。

・保険料控除申告書、控除証明書
　　生命保険や地震保険、社会保険などの保険料の年間支払額から控除額を算出します。

・年末調整のための（特定増改築等）住宅借入金等特別控除証明書 兼 給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書、住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書
　　住宅ローンを利用して自宅の購入や新築、増改築などをした人のみが提出します。いわゆる「住宅ローン減税」を適用するための書類です。初年度に限り確定申告が必要ですが、次年度以降は会社の年末調整で手続きできます。

年末調整の流れ
会社が行う年末調整の手続きの流れは以下のとおりです。

1.年末調整の対象となる1月から12月分の年間給与と、天引きした源泉徴収税額をそれぞれ集計します。
2.従業員から提出された書類の内容を確認し、提出漏れがないか、必要事項が正しく記入されているかなどをチェックします。
3.給与所得控除後の給与等の金額を計算します。
4.課税給与所得金額を計算します。
5.年間の正しい所得税額（年調年税額）を計算します。
6.過不足額を計算します。
7.源泉徴収で納めすぎていた場合は過納額分の還付手続きを行い、不足していた場合は従業員から追加徴収し、納付します。

年末調整のスケジュール
年末調整の手続きは、給与の締め日にもよりますが、12月分の給与が確定する11月のうちに始めたい会社がほとんどです。会社が行う年末調整の一般的なスケジュールの流れを解説します。

11月
・1年間に支払う給与を確定します。
・各種申告書を従業員に配布、あるいはダウンロードして記載してもらい、回収します。
・保険料控除証明書などを提出してもらいます。
・提出書類の不備など、修正が必要な場合は個別に修正依頼をします。

12月
・従業員の年間の所得税額を計算します。
・源泉所得税の過不足分を12月分の給与で還付または追加徴収します。
・税務署へ提出する法定調書合計表、支払調書、源泉徴収票などの書類を作成します。

1月
・税務署へ源泉所得税を納付します。
・税務署へ年末調整の書類を提出します。
・従業員が在住する自治体へ給与支払報告書を提出します。

年末調整の特殊なケース

年間に従業員が入社した、または退職した、あるいは海外に転勤したなどの異動があったときは、通常の年末調整とは異なる対応が必要です。以下に、年末調整の特殊なケースについて解説します。

中途入社した社員の年末調整
転職して中途採用で入社した社員がいる場合、前の勤務先でその年の1月以降に源泉徴収された分と、自社で12月までに源泉徴収した分とを合算して年末調整を行うことになります。その際に、前の勤務先から退職時に発行された源泉徴収票で、源泉所得税や社会保険料などを確認しなければなりません。紛失などで見当たらない場合は、前の勤務先で再発行してもらう必要があります。

退職した社員の年末調整
通常、年の途中で退職した従業員の年末調整は行いません。退職者は再就職先で年末調整をしてもらうか、再就職しなかった場合は、本人が確定申告を行い源泉所得税の調整を行います。

ただし、従業員が亡くなったり、心身の障害のために退職したり、12月分の給与を受けてから退職したりした場合、あるいは本年中の給与総額が103万円以下で年内に次の就職をしない場合などは、通常とは異なり年末ではなく退職時に調整を行わなければなりません。

海外赴任社員の年末調整
年の途中で海外赴任のために出国する従業員がいる場合、年末を待たず出国日までに確定した給与分の年末調整を行う必要があります。また、年の途中で海外赴任から帰国した従業員は、帰国してから年末までに受け取った給与が年末調整の対象になります。海外赴任のため1年を通じて海外に居住していた従業員の年末調整は不要です。

年末調整の期限に遅れたらどうする？

従業員が年末調整の書類を期限内に会社に提出できなかったときや、期限に遅れそうなときはどうしたらいいのでしょうか。また、会社から税務署への提出期限も過ぎてしまった場合は、会社で対応してもらえるのでしょうか。それぞれのケースについて見てみましょう。

会社の提出期限に遅れた場合
会社が提示した年末調整関連の書類の提出期限は会社が独自に決めているものなので、提出が遅れそうなときは、まずは勤務先の担当者に相談してみましょう。提出の遅れを見越して、期限を設定していることもあるため、少しの遅延なら問題ないケースもあります。

また、税務署への提出期限である1月31日に間に合えば、他の再調整分と合わせて対応してもらえる可能性があるかもしれません。

1月末日までに間に合わなかった場合
1月31日までに会社から税務署への提出が間に合わなかった場合は、従業員本人が確定申告をする必要があります。源泉徴収票を元に確定申告書を作成し、添付書類とともに税務署へ提出しなければなりません。

確定申告の受付期間は、翌年の2月16日から3月15日までです。ただし、所得税を納めすぎている際の還付申告は、翌年1月1日から5年間のうちに手続きできます。

まとめ

年末調整の手続きの期限は、翌年の1月31日までと定められています。従業員が会社へ必要書類を提出するのは11～12月ごろです。もしも期限に遅れて年末調整の手続きが会社でできなかったりした場合は、給与所得者でも自分で確定申告をしなければなりません。手間をかけずに手続きを済ませたいなら、年末調整の書類は期限内に確実に提出しましょう。