仕事をするにあたり「気づいたら、机の上が書類で山積みになっている」という経験はありませんか? コクヨ株式会社の調査によると、1日のうち約20分を、書類を探す時間に費やしているそうです。個々のデスクで書類の整理整頓を適切におこなうことが、仕事効率のアップにつながります。日々の業務を円滑に進めるために、書類を整理する3つのコツを解説します。

【コツ1】書類の要・不要を分類する

まずは、書類を手にしたらできるだけ早く、要・不要を判断して分類しましょう。「もしかしたら、そのうちに必要となるかもしれない」という思いから、ほぼ使う予定のない書類を「一応」取っておきたくなりますが、その行為が必要な書類を埋もれさせる原因となります。
自身のデスクで保管しなくてもどこか他の場所に保管されている書類は、もし必要となったら再入手すればよいと考え、できる限り処分しましょう。もしくは、スキャンなどの方法でペーパーレス化し、デスクには置かないようにします。

どうしても要・不要の判断ができない書類は、保留用のボックスを設け、まとめて収納します。「箱がいっぱいになったら」「一定の期間が経ったら」などルールを決め、定期的に処分・入れ替えをすることを心がけましょう。

【コツ2】進捗状況に合わせて書類を分類する

次に、手元に残った必要な書類を進捗状況に合わせて分類します。現在進行中の案件に関する書類は、急ぎのものとそうでないものに分けます。終了した案件に関しては基本的に、成果物(原本)のみ保管します。

【コツ3】書類の収納方法・収納場所も一工夫

ついつい平積みしてしまいがちな書類ですが、必要な書類を見つけにくく、作業効率の低下につながります。案件ごとにクリアファイルで仕分けした後、ファイルボックスなどを利用して「立てて保存」が基本です。
また、現在進行中の案件に関する書類を一番手に取りやすい場所に収納します。終了した案件の保管は下部の引き出しなど「いざとなったときに取り出せる場所」で構いません。必要な書類をすぐに探し出せるように、付箋やラベルなどを付けておくとよいでしょう。

気が付くと増えている書類は、ルーティンで要・不要を見極め、マイルールに沿った収納場所にしまうことですっきりとしたデスクを保ち、必要な書類を探す手間や時間を短縮することができます。これを機に、書類の整理を心がけてみてはいかがでしょうか。

※本記事の掲載内容は執筆時点の情報に基づき作成されています。公開後に制度・内容が変更される場合がありますので、それぞれのホームページなどで最新情報の確認をお願いします。
~こんな記事も読まれています~

この記事が気に入ったらシェア

おすすめ記事